3 Faktoren für den optimalen digitalen Arbeitsplatz

Xavier Mongin

Juni 07, 2022

Mit der richtigen Grundlage können Behörden sichere digitale Arbeitsplätze schaffen und die Kommunikation, Zusammenarbeit und Service verbessern.

In den letzten beiden Jahren wurde der öffentliche Sektor auf neue Arbeitsmodelle, neue Wege der Erbringung von Dienstleistungen und neue Formen des Bürgerservice umgestellt. Jetzt ist es an der Zeit, einen Moment innezuhalten, um gemeinsam durchzuatmen und zu analysieren, wo wir standen, was wir gelernt haben und wohin wir uns bewegen.

Das richtige Fundament

Wir wissen, dass eine nahtlose Integration von Technologien unverzichtbar ist. Nur so kann die digitale Arbeitswelt unterstützt und ein reibungsloser Übergang zu immer komplexeren Arbeitsplätzen in der Zukunft gewährleistet werden. Was wir im Laufe der Zeit gelernt haben und was wir eindeutig sagen können: Ein erfolgreicher digitaler Arbeitsplatz erfordert ein zentrales und stabiles digitales Fundament, das auf drei Kernkomponenten aufbaut:

• Integrierte Umgebung für Kommunikation und Zusammenarbeit

• Anbindung für alle

• Umfassende Sicherheit

Integrierte Kommunikation und Zusammenarbeit

Im Wesentlichen geht es darum, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu optimieren und eine effiziente Kommunikation mit den Bürgern zu ermöglichen. Hierfür müssen wir den Mitarbeitern die nötigen Werkzeuge an die Hand geben, damit sie mit Kollegen kommunizieren und zusammenarbeiten, auf Informationen aus Datenbanken zugreifen und mit den Bürgern über den von ihnen bevorzugten Kommunikationskanal interagieren können.

Nahtlose Verbindungen zwischen den Mitarbeitern und mit den Bürgern, die auf einer soliden digitalen Technologiegrundlage aufbauen, gewährleisten sichere und optimierte Kommunikationskanäle für einen besseren Informationsfluss und damit bessere Dienstleistungen für die Bürger.

Darüber hinaus wird eine einheitliche, integrierte Umgebung die Einbindung von Geräten aus dem Internet der Dinge (IoT) sowie von Prozessen und Diensten wie gemeinsamen Kalendern und Verzeichnissen, Chatbots und künstlicher Intelligenz (KI) erleichtern und es den Behörden ermöglichen, Routinedienstleistungen zu automatisieren.

So könnten Chatbots beispielsweise Öffnungszeiten und Standortinformationen für öffentliche Einrichtungen wie Museen und Kunstgalerien anzeigen. Selbstgesteuerte Prozesse könnten den Bürgern dabei helfen, die richtigen Formulare zu finden, sie benachrichtigen, wenn Dokumente fertig sind, oder sie an Termine erinnern. Und interaktive Menüs könnten die Bürger zur schnelleren Behebung von Problemen sofort mit der richtigen Abteilung verbinden sowie Auskunft über Serviceunterbrechungen oder Änderungen geben.

Anbindung für alle

Um die Erbringung von Dienstleistungen zu optimieren, muss der digitale Arbeitsplatz den Mitarbeitern natürlich Zugang zu Netzwerken bieten, mit denen sie die von ihnen benötigten Verbindungen, Anwendungen und Informationen nutzen können. Mit direkten, sicheren Verbindungen zu internen Netzwerken können die Mitarbeiter Dienste für Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen, die es ihnen ermöglichen, mit Kollegen zu kommunizieren und die Bürger zu betreuen.

Die digitale Einbindung der Kommunen ist ein Gewinn für Behörden und Bürger. Die Überwindung der digitalen Kluft erfordert leicht zugängliche Verbindungen, damit die Bürger jederzeit und von jedem Ort aus auf die Dienste zugreifen können. Dazu gehört auch eine Schulung, damit sich die Bürger problemlos mit dem WLAN verbinden können, um über Tablets, Smartphones und Computer auf Behördendienste zuzugreifen. Die Kommunen können auch die Einrichtung öffentlich zugänglicher digitaler Access Points in Erwägung ziehen, wie z. B. Kioske oder Dienstleistungsstandorte, die mit Computern und Tablets ausgestattet sind. Diese können dann von den Bürgern für den Zugriff auf Behördendienste genutzt werden.

Umfassende Sicherheit

Es bedarf einer umfassenden Sicherheit, um für Mitarbeiter und Bürger in der gesamten Dienstleistungskette einen wirklich geschützten Raum zu schaffen. Richtlinien, Verfahren und Praktiken sind erforderlich, um das Netzwerk vor Eindringlingen zu schützen und die Integrität und den Schutz der Daten zu gewährleisten.

Auf der Netzwerkebene können sichere Verbindungen zwischen On-Premises- und Cloud-Infrastrukturen, die modernste Authentifizierungs- und Verschlüsselungstechnologien nutzen, innerhalb eines Zero-Trust-Rahmens gewährleistet werden.

Auf der Datenebene erfordert die Gewährleistung der Vertraulichkeit eine starke und auf Standards basierende Verschlüsselung in allen Software- und Hardwareelementen. Dies sollte Folgendes beinhalten:

• Regelbasierte Zugriffskontrolle und Verschlüsselung der gespeicherten Daten, um einen umfassenden Ende-zu-Ende-Schutz der Daten zu gewährleisten

• Einhaltung von Vorschriften und Standards wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die Entstehung des digitalen Arbeitsplatzes

Wir kennen die Herausforderungen, denen Behörden bei der Umstellung auf den digitalen Arbeitsplatz ausgesetzt sind. Die ideale Lösung könnte auf einer Kombination aus On-Premises- und Cloud-basierten Technologien basieren. Eine Hybrid Cloud-Lösung kann der richtige Ansatzpunkt sein. Im Laufe der Zeit kann sich die Hybrid Cloud jedoch zu einer vollständigen Private Cloud weiterentwickeln, die einen integrierten digitalen Arbeitsplatz ermöglicht, der sowohl Mitarbeiter als auch Bürger unterstützt.

ALE-Strategien für die digitale Transformation bieten Lösungen, die Menschen, Objekte, Maschinen und Prozesse vernetzen. Dabei liegt der Schwerpunkt auf folgenden Angeboten:

• Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit, die die Kommunikation zwischen Behördenmitarbeitern optimieren und eine effizientere Kommunikation mit den Bürgern ermöglichen

• Konnektivitätslösungen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit optimieren, die Erbringung von Dienstleistungen verbessern und die digitale Integration sicherstellen

• Sicherheitslösungen für die Cybersicherheit von Netzwerken und den Datenschutz an digitalen Arbeitsplätzen

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um mehr zu erfahren und zu besprechen, wie wir Ihnen helfen können, das richtige Fundament für Ihren digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.